지난 글에서는 엑셀에서 셀 안의 수식이나 셀 간의 연산을 통해 데이터를 계상하는 기본적인 방법을 간단히 살펴봤다.
이번 글에서는 굳이 직접 수식을 입력하지 않아도 클릭 한 번으로 합계, 평균, 개수 등을 계산해주는 자동 합계 기능(∑ 시그마 버튼)에 대해 알아보자.
자동 합계 – 수식 없이 계산하는 가장 쉬운 방법
엑셀을 사용하면 늘 대단한 함수와 수식을 이용해 복잡한 계산을 할 것 같지만, 사실 일상 업무에서 가장 많이 사용하는 함수나 수식은 대체로 합계와 관련된 것들이다.
그렇게 자주 사용해야하는데 매번 +, -를 입력해서 셀을 하나하나 선택하거나 =SUM()을 직접 입력해 계산한다면, 꽤 번거롭고 피곤할 것이다.
이런 피곤함을 줄이기 위해 엑셀에는 자동 합계 기능이 있다. 바로 ∑ 시그마 버튼이다.
이 버튼 하나면 합계는 물론, 평균, 개수, 최대값, 최소값까지도 클릭 몇 번으로 계산할 수 있다.
이번 글에서는 엑셀에서 ∑ 시그마 버튼을 활용해 자동으로 합계와 평균을 구하는 방법을 알아보고, 실제 작업에서 어떻게 쓰면 좋은지도 함께 살펴보자.
∑ 시그마 버튼 은 어디에 있나?
자동 합계 기능을 가진 ∑ 버튼은 상단 메뉴(리본 메뉴)의 홈 탭 우측, 편집 그룹 아래에 있다.
이 버튼을 클릭하면 현재 선택되어 있는 셀을 기준으로 가장 가까운 셀의 데이터들을 자동을 인식해 “=sum(” 수식 안에 입력해준다.
이 ∑ 버튼은 단순히 합계를 구하는데만 쓰이는 건 아니다.
버튼 오른쪽의 ▼ 화살표를 누르면 평균, 개수, 최대값, 최소값등의 몇가지 함수를 선택할 수 있다.
자동 합계 내는 방법 : 클릭 한번으로 계산 끝
가장 기본적인 사용방법은 합계를 구하고 싶은 셀 바로 아래에 있는 셀을 선택한 후 ∑ 버튼을 누르는 것이다.
위와 같이 M3부터 M7까지 숫자가 있고, M8 셀에 이들의 합계를 입력하고 싶다면 M8셀을 선택하고 ∑ 버튼을 클릭하면 자동으로 M8 에 =sum(M3:M7)가 입력되는 걸 확인할 수 있다.
키보드 단축키
키보드 단축키도 있다.
윈도우에서는 “Alt + =” 이다. macOS에선 command + shift + t 를 누르면 된다.
평균과 개수도 자동 계산
업무의 종류에 따라 다르겠지만, 평균도 합계만큼 자주 사용하는 계산 중 하나다.
버튼 오른쪽의 ▼ 화살표를 누르고 평균을 선택하면 “=AVERAGE()” 함수가 자동으로 입력된다.
개수는 “=COUNTA()” 함수를 이용해 선택한 셀의 개수를 세준다.
범위 선택이 자동이긴 하지만, 원하는대로 되진 않는다
자동 합계 버튼은 기본적으로 연속된 숫자 데이터를 기준으로 범위를 자동 인식한다.
만약 연속된 데이터들 중 빈셀이 있거나, 숫자가 아닌 텍스트가 채워진 셀이 끼어 있는 경우 해당셀 이전까지만 선택되는 등 예상과 다르게 범위가 지정되는 경우가 있다.
때문에 자동 합계 기능 사용시에는 반드시 자동으로 지정되는 범위를 확인하고 엔터를 눌러야 한다. 기대했던 것과 전혀 다른 결과가 나올 수 있기 때문이다.
원하는대로 범위가 지정되지 않을 땐 그냥 원하는 범위를 드래그해 수동으로 수정하면 된다.
자동 합계 같은 기능 몇개만 알아도 엑셀은 쉽다.
엑셀을 사용하기 위해 복잡한 수식이나 이름도 어려운 함수들을 달달 외워야 하는건 아니다.
자동 합계와 같은 기능 몇개만 알고 있어도 업무는 물론 생활속에서도 엑셀을 유용하게 사용할 수 있다.
엑셀을 너무 어렵게만 생각하지말고 작은 것부터 하나씩 도전해보자.
